壹、認真準備，心中有數
充分、詳盡、周全的準備是做好接待工作的重要前提,準備工作充分不充分直接影響到接待工作的效果。具體包含以下4個方面：
（壹）了解來賓情況。做好接待工作，首先要了解來賓的有關情況，包括來賓的人員組成、姓名、職務、性別、民族、生活習慣、來的目的要求，路線和交通工具，到達和離開時間等。這裏需要註意的是，來人的姓名壹定要搞清楚，如果不問清楚，很容易出現同音字的錯誤。比如，對方姓“章”容易誤成“張”，對方姓“陽”容易誤成“楊”，對方姓“符”誤成“付”，電話聯系的時候，壹定要問清楚。
(二)確定接待規格。接待規格是準備工作中的重要環節。請哪些領導迎接、陪同、接待，采取哪種規格接待，需要慎重確定。規格不當，直接關系到接待效果。規格過高，牽扯領導精力，影響日常工作；規格過低，影響相互之間的關系。我們最常用的是對等接待。但對上級工作組，壹般應提高壹個規格搞接待，以示對上級機關的尊重，也能更好地開展工作。
（三）擬制接待方案。凡事預則立，不預則廢。每項活動如果沒有壹個好的計劃，勢必顧此失彼，搞得壹團糟。接待方案經領導審批確定後，就是整個接待工作的“靈魂”和基本遵循，接待工作都要圍繞方案來展開。方案包含以下11個要素：
（1）接待時間。要寫清每項接待事務的起止時間，日期要寫完整，時間要盡可能精確，最好精確到幾點幾分。（2）接待對象。要寫清每位來賓的姓名、性別、職務、工作單位，以便於確定接待規格，安排對口接待等事宜。（3）接待地點。每壹項活動在哪裏開展要壹壹寫清楚。（4）明確事項。要明確客人來幹什麽，指定要做哪些事項，在安排做好來賓指定事項的基礎上，還要結合自身實際安排哪些活動、做什麽事，每項活動由誰來牽頭組織等。（5）食宿安排。要本著有利於開展工作，照顧來賓生活習慣的原則，落實好食宿事宜。（6）通訊聯絡。要確定專人負責通訊聯絡及調度工作。出現意外情況，要及時組織協調。（7）材料準備。材料組要明確需要哪些材料。材料以誰的名義寫，寫何時以來的事，由何人撰寫，印發多少份，何時完成，哪位領導致詞等等都要寫清楚。（8）車輛安排。要安排合適的車輛接送，要請合適的領導去合適的地點迎接。（9）會務安排。安排誰主持會議，誰匯報，誰發言，誰排定座次，誰負責安排掛橫幅之類事宜及掛什麽樣的橫幅標語等等，要壹壹寫明白。由於接待工作活動多種多樣,接待方案也要因人因事而異，並不是每壹個接待方案都要具備以上內容，要根據具體工作需要來刪減。（10）宣傳報道。要寫清在哪些地方懸掛什麽橫幅，張貼什麽標語，宣傳什麽內容，氛圍營造怎麽展開，新聞稿件由誰把關等等。
（四）分工抓好準備。接待方案確定後，壹般由業務部門牽頭召開壹次協調會，明確相關事宜，然後按照分工，分頭行動，各自準備。主要有8個方面：（1）資料打印。包括匯報材料、日程安排、住房安排、名簽、桌簽、參觀點的情況介紹等資料。（2）準備客房。檢查房間設施；更新床上用品；檢查客房內水、電、冷暖設備的有效控制；祛除房間異味；保證電話暢通，並根據要求設置好領導房間電話；電視頻道按序調好；領導房間擺放食品、報紙、洗漱用品、紙筆文具等。（3）準備就餐場地。檢查餐廳設施；核準就餐人數、方式、標準、時間；搞好室內衛生和餐具衛生，保證室內空氣清新、流暢；酒水、飲料、水果、小食品等各種物資保障齊全、及時供應。（4）環境布置。修理花草；布置室外環境；清洗、檢修路燈；搞好安全防範。這些根據實際情況確定，有些時候並不需要。（5）制定菜譜。要通過秘書或者身邊工作人員，了解來賓最高領導飲食習慣，根據領導的愛好制定菜譜，並註意營養與口味搭配，體現當地特色。（6）接站（接機）銜接。了解出發及抵達時間、位置；安排好接站事宜，布置接站現場；安排有關人員準備接站事宜並及時通報情況；有的需要提前踩點,熟悉路線路況和行車時間，並備有預案。這裏需要註意的是，壹定要有時間提前量，堅決不能出現來賓到了、接站的人還沒有到的情況。（7）了解領導生活習慣。掌握其基本情況；盡可能了解其住房、飲食、乘車、衛生保健、起居、文娛活動等習慣。（8）檢查落實。在客人來之前，組織有關部門對準備情況進行聯合檢查或分頭檢查，不到位的地方抓緊準備。需要註意的是，此時還要再與對方通聯壹次，確定對方來的人員有沒有變化。若有變化，立即調整。也要再檢查下座簽名字、材料頁序等有沒有錯誤