其實文員應該把自己定位為助手，就是整理領導各種事務的材料和文件，提醒領導提前安排好的日程。
如何組織信息？這恐怕才是核心內容。
這裏有壹個客觀問題:並不是所有的職位都有明確的工作內容。
也就是說，妳報了這個崗位之後，妳可能根本不知道要做什麽，人事部門也不知道妳要做什麽。
當領導不知道妳要什麽，妳也不知道妳要什麽，同事也不知道妳要什麽，說明妳還是什麽都不想做。
這個問題出在妳自己身上，妳自己沒有找準定位。
很多東西都有隱藏的手段，很多都是日常工作和臨時任務。
對於日常工作，妳的腦海裏要有壹個流程，最好用紙質文本+電子版+文件盒的方式固定每個流程。
同理，臨時任務也應該如此。我會為很多臨時任務創建壹個文件夾，文件夾的標題是:時間+關鍵詞。文件夾的內容壹般是:照片+文字記錄+總結。
也就是說，只要把妳做過的工作用電子版和紙質版固定下來，這樣即使紙質版壹下子找不到，也可以用電腦搜索電子版。
有時候店員壹次記不住很多東西。這時候壹張便利貼就很重要了！把最近要完成的任務寫下來，然後貼在電腦上。
不需要太多先進的電腦技術，小學水平應該能應付。
妳適合職員的職位嗎？
有個朋友曾經“無意”問我:妳們公司最近有沒有找到人？我說沒有，等明年公布吧。他說:聽說鄰居進去了。我說:妳是重點本科還是研究生學歷？妳是學科帶頭人嗎？有沒有某個單位急需的技術專長？
不，妳不知道我的體重！
妳父親是黨委書記嗎？哦，妳不會這麽問的。妳爸是土豪嗎？
我的朋友撇了撇嘴，我簡單粗暴地結束了這次談話。
其實妳可以通過看壹個人的對話來判斷他是否適合這個職位。
有些工作不是想去就能去的。拋開妳改變不了的外在因素，最重要的是看自己適不適合。
有時候領導需要壹份文件，妳就是撓頭也找不到，另壹個同事敲十秒鐘鍵盤就可以了。
妳的桌子淩亂不堪，堆著小山壹樣的文件，而別人的桌子壹塵不染，裏面有花有草，非常漂亮。
這解釋了通常的時間。
人力資源管理理論中有壹個著名的“荷蘭職業定向測驗量表”。像有粘液有膽的氣質類型心理學理論，有段時間爛遍了全國。
簡單來說，調查表格中所列的86個職業，根據評分情況分為六大類，分別是現實類、常規類、企業類、研究類、藝術類、社交類。
每壹類職業都反映了從業者不同的心理特征。
1，現實的人更喜歡和特定的物體打交道(比如工具、機械、電子設備等。)，喜歡常規的具體勞動和需要基本操作技能的工作，但不喜歡與人打交道；適合技能和技術職業；不適合社會性質的職業，討厭從事教育、服務、說服類的工作。
2.研究型的人聰明、理性，喜歡抽象、分析、獨立的工作，願意進行系統的、創造性的探究，更喜歡對各種現象進行觀察、分析和推理，以便理解和把握這些現象。適用於科學研究和工程設計；缺乏組織和領導技能；不喜歡從事說服性或重復性的工作。
3.藝術型的人富於想象力、沖動、直覺、理想主義和創造性，偏愛模糊、自由和無系統的活動，不重視現實，不善於做常規工作。他們不喜歡常規的活動，他們喜歡展示自己，他們喜歡獨處。適合文藝創作。
4.社會人合作、友善，善於交談和社交，有很強的洞察力，喜歡社交，關心社會問題，重視社會公平正義，有教導、指導和訓練他人的能力和願望，不喜歡和材料、工具、機械等實物打交道。適合社會、教育和咨詢工作。
5.創業型的人更有冒險精神，更樂觀，更有活力，更有野心。他們喜歡承擔領導責任的工作，看重政治和經濟成果，喜歡追求財富、權力和地位，喜歡和別人爭論，喜歡說服別人接受自己的觀點，但不喜歡從事研究活動。適合企業，當領導或者政府官員。
6.常規型的人順從、謹慎、保守、踏實、穩重，喜歡有組織的工作，更喜歡把文字、數據等文件整理得清晰有序，喜歡用文字和數據處理設備幫助組織實現目標或獲得經濟利益，討厭模糊、非正式、非程序化或探索性的活動，不喜歡自己對事物做出判斷和決策。這些人看重商業和經濟上的具體成就、財富和地位。適合辦公室日常工作，圖書管理，會計和統計。
這壹理論的特點是，職業類型越相似，越容易做出選擇，因為相鄰的職業存在壹些人格相似性。如果壹個人的主導職業興趣和他的第二職業興趣沒有相似性，他選擇職業就會非常困難。
根據這壹理論，我們可以看到，文員更適合“套路型”的職業特點。當然，這種分類並不是絕對的。我看到很多性格不同的人都能在這個崗位上做得很好。
這個理論為人們找到更適合自己的工作提供了渠道。由此可見，認識自己，找準定位是多麽重要。
三、書記員如何迎接上級檢查？
其實文書工作不僅僅是為日常辦公服務，有時候還要迎接上級檢查。尤其是壹些行政事業單位或企業的行政職能部門。
根據多年經驗，上級檢查壹般按照“文件-內容-反饋-總結”的程序檢查資料。
而很多人的實際工作可能只是壹個環節。比如我是搞分析總結的。我手裏沒有任何文件，也沒有具體的工作反饋。
但是，上級督察來了，不會聽妳解釋妳的分工。他抓到壹個人，就會什麽都想要。如果妳說妳沒有做好反饋執行工作，得不到這個信息，那麽他會直接判斷妳的部門缺乏這個信息，導致整體效果評價很差。
所以各方面的人也要準備好壹份能應付檢查的文件。
先說“文件-內容-反饋-總結”的檢查環節。
文件:與妳工作相關的上級文件和單位文件。這壹定是正式文件。這就需要妳去相關部門收集復制。
內容:各個環節的數據和文字材料，即具體實施工作的紙質體現。越完整越好。
反饋:有些工作應該有反饋或回訪。這項工作是目前檢查人員檢查的重點。妳可以去其他部門(比如財務部、效率部)復制壹些這方面的資料。
總結:與工作相關的總結分析要有數據和圖文分析，不能只有文字。先放數據，再找問題，再提出對策，最後總結——這樣的分析報告是寫不出來的！如果有其他想法，可以再補充。
如果這四個環節的資料都準備好了，就足以迎接各種檢查了。
人壹般做工作都是有計劃的，所以對於文員來說，任何性格的人可能都不會那麽嚴格。只要妳有計劃，並且能完成，那麽妳就能做好這份工作。