在公文中，我們非常重視選擇含義明確的詞語，避免使用歧義、歧義和誤解的詞語。即使使用了，也要進行必要的解釋和說明。比如，公文在安排部署工作、通知開會或組織活動時，經常使用“下周壹”等詞語，這是壹個不確定、含糊不清的詞語；如果用的話，後面壹定要加上具體的年、月、日。
2.使用更多的基本含義
漢語在中國的長期演變發展中，壹個詞的基本意義往往會產生成千上萬的引申意義和比喻意義。在用詞上，公文往往用其基本意義而不是引申或比喻意義。比如，在植樹造林、保護生態環境的官方文件中，經常要求人們愛護身邊的“花草樹木”。這裏的花草是所用詞語的本義，與我們指責壹些作風不好的人“沾花惹草”的“花草”含義大相徑庭。
3.常見縮寫
在公文中恰當使用縮略語是使公文語言簡潔的有效途徑。但公文中的縮略語強調規範，書寫公文時可以直接使用規範的縮略語；但是，沒有規範的縮略語不能在公文中濫用，否則會鬧出笑話或釀成大錯。如果不能將“市場管理委員會”縮寫為“市政委員會”，或者將“城市公共基礎設施建設辦公室”縮寫為“公基辦公室”，要註意兩點:
(1)按照慣例。所謂約定俗成，是指某壹事物的名稱或社會習慣，是廣大群眾通過長期實踐而認可或形成的。比如“十壹屆三中全會”、“三個代表”、“四化”都是約定俗成的簡稱，可以直接在公文中使用。
(2)先完整後簡化。有壹些東西名字不成立，字很多，但需要在公文中反復出現。在這種情況下，名稱首次出現在公文中時應采用全稱，然後在括號中註明縮寫“XXX”，這樣在這種公文中就可以使用縮寫。
4.句型是有選擇性的
在漢語中，許多句型可以用來表達壹個基本意思。為了直接介紹情況，表達意見，說明要求，在公文中最常用的是陳述句和祈使句，而描述句、疑問句和感嘆句很少使用。比如，公文開頭，出現“黨的十壹屆三中全會來了……”這樣的陳述句“最近...而且單位出現了……”經常被使用。然而,“想要，...求求……”經常出現在下遊文本中，還有“請、請……”的祈使句經常出現在上遊文字中。
此外，適當使用簡單易懂的文言詞語，也能使文筆簡潔明了。