受益人聲明
受益人聲明只出現在信用證下(受益人本身是信用證操作模式中的壹個術語，壹般指出口商)。如果不是信用證操作，壹般稱為供應商申報或類似表述。
受益人聲明主要用於不方便或無法用正式文件證明的事項，是客戶要求的，或其他類似於保函的內容(承諾承擔壹定責任或某些可能責任的聲明)。書寫時沒有規定格式，只需將標題列為受益人證明，並註明“我們特此證明……”後附客戶要求的聲明，然後簽字蓋章即可。
例子如下:
受益人證明
日期:08年。2005年十月
我們在此證明，所有裝運單據的副本已在5天內直接傳真至XXXXX
提單日期。
達夫進出口公司；進出口有限公司
中國上海新華路88號，200020
船運公司/托運人證明
由船公司或貨運公司出具的性質和格式與受益人聲明相似的單據。多用於證明貨運公司在運輸操作中符合客戶的要求。常見的有船齡符合要求的聲明(如15年內)和不會懸掛以色列國旗的聲明(常見於中東客戶的要求)。
出口收匯核銷單
出口收匯核銷單是國家外匯管理局統壹發放的外匯收入申報管理文件。出口前要從外管局領取，按格式填寫，作為出口申報單證之壹交給海關，海關放行後退還。從國外收到款項後，連同銀行回單壹起，要提交外管局審核，然後才能辦理退稅。
出口貨物申報單
在出口申報時填寫並提交給海關。但目前除了大型外貿公司或出口企業，很多出口商壹般都會委托貨代公司代理報關。出口報關單壹式六份:海關操作聯、海關留存聯、企業留存聯、海關核銷聯、出口收匯聯、出口退稅聯。清關後，匯款和退稅將被退回。
信用證
如果采用信用證作為結算方式，在信用證開出並到達出口商的銀行(信用證的受益人)後，銀行會做出通知，連同通知壹並交給出口商。
此外，在實踐中，您偶爾會看到其他文檔，例如:
海關發票
海關發票是出口商應進口商海關要求出具的壹種單據。其基本內容與普通商業發票類似。其格式壹般由進口國海關制定並呈現，主要用於海關統計、原產地核查、核對進口商品價格構成等。其格式可從“各國海關網站”下載。例如，加拿大海關簽發了
領事發票
由進口國駐出口國的領事出具的特別打印的發票。這種發票證明了出口貨物的詳細情況，被進口國用來防止國外貨物低價傾銷，也可以作為計算進口稅的依據，有助於貨物順利通過進口國海關。領事館在開具領事發票時，壹般會根據進口貨物的價值收取壹定的費用。這種發票主要被拉美國家采用。
起草
匯票是出票人簽發的，由付款人按照約定的付款期限(即期或遠期)支付給指定收款人的指令。壹般出現在信用證操作中，銀行提供空白票據，由出口商填寫，付款人簽字確認付款。
理解這些文件後，我們對外貿流程有了壹個清晰的概念:
1.在外貿談判的前期，形式發票是為了報價、交易參考或客戶申請進口許可證而制作的。
2.交易確認後，做外貿合同。
3.準備發貨時，制作商業發票、裝箱單、核銷單、報關單、申請商檢放行單等出口報關單。
4.報關後，海關返還核銷單、報關單收匯核銷單等。
5.交貨和裝運後，獲得三證和三份提單。
6.制作、申請和整理客戶所需的全套單據，如發票、裝箱單、商檢證書、原產地證書、受益人證明等。來收取報酬。
7.核銷和退稅憑收匯交易收據、核銷單、報關單辦理。
是否經營信用證，單據更重要。外貿單證通常是成套的，即根據客戶的要求，將相關單證作為壹套進行交割、轉售和支付。單據制作的基本原則是“單據壹致，但只是壹致”，即單據是按照信用證的要求制作的(在信用證操作過程中)，同壹套單據的內容在同壹欄內是壹致的。例如，貨物的數量，無論是在發票、裝箱單或其他單據的數量欄中，都應填寫壹致，包括計量單位；如果提單上顯示了嘜頭(印在貨物外包裝箱上用於識別的符號)，發票上就不能顯示“N/M”(無嘜頭)。
另外，每份單據都會標註出簽發日期，外貿操作中各種單據的日期都有相應的規定，要求簽發日期要符合邏輯和國際慣例。壹般來說，作為壹套完整的托收單據，其日期是根據提單上的裝船日期來確定每份單據的日期:
發票日期壹般早於所有單據；
裝箱單壹般與發票同壹天，必須在提單日期之前；
提單的裝船日期不能超過信用證規定的裝運日期；
保險單的簽發日期應早於或等於提單日期，但不得早於發票日期；
原產地證書不得早於發票日期，也不得晚於提單日期；
檢驗證明日期不得遲於提單日期，但不得早於提單日期；
受益人證明等於或晚於提單日期；
貨代認證:等於或早於提單日期；
匯票日期應晚於提單、發票等其他單據，但不得晚於信用證有效期。
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