首先，接到指示後，認真閱讀會議大綱和流程，對大會的總體內容有個輪廓。整理會議人員名單，看看參加會議的人員都是哪個部門哪個分公司的，不能到場參加的人員都有哪些（這就需要網絡方式聯系），最後確定人數。會議用物品準備。大會上都需要提前制備必需品和消耗品，比如桌牌、會議桌椅，飲用水（領導當然要用茶葉、咖啡等），面巾紙（質量要好），最重要的是會議議程。這些都要按人數準備相應的份數，不能有丟漏。主持臺和演講臺。要和上級溝通會議上是否有發言項和會議主持人，這壹步也要記住，因為如果會議開始前5分鐘，領導突然想加個發言的流程，妳不就瞪眼啦。所以，這個環節的溝通不能忽略。
音響設備。人員數量確定了，會議物品準備好了，現在就要準備會議用的音響設備。按照領導的人數，主持臺，演講臺的數量準備好會議話筒麥克風，現在都流行無線設備（畢竟每次費力去布線，膠帶固定，會議完畢還要壹個壹個拆掉），美觀大方又省時省力；把設備接插好後，通電測試，保證話筒和音響正常，同時要多準備壹、兩套，以防突發情況。制作會場效果圖，與主辦方確認；橫幅/背景板的噴繪制作；印制手提袋；租賃音響設備；盆花/鮮花；寄送邀請函/禮品采購、發放；布置會場；確定宴會形式及菜譜；車輛的租賃。
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