宴會禮儀 宴會主持詞
宴會廳 宴會菜單 宴會座次安排 宴會致辭
怎樣安排宴請活動：
宴請作為企業經常性的商務活動，通常是由秘書按照上司要求來安排落實的，無論是普通的便飯，還是隆重的宴會，宴請都有著十分明顯的商業目的，都體現著企業的公關理念，也反映出我們秘書的禮儀水準以及組織能力。怎樣邀請對方？怎樣精打細算？怎樣合乎禮儀規範？怎樣突出效果？怎樣達到目的？怎樣確保順利進行？怎樣處理突發意外？事無巨細，都得我們用心謀劃周到安排。宴請如果搞得不成功，客人也許不會說什麽，但上司的感受壹定不會好，無論我們如何為自己找理由，上司對我們的評價恐怕只有兩個字：無能。當然，要使宴請活動井然有序，妥貼圓滿，事先的充分準備和過程中的有效控制都是至關重要的。宴請準備 按照標準的宴請程序，我們秘書應事先做壹份詳盡完整的方案，這是壹種習慣性的模式，憑經驗獲得，靠悟性總結，當我們壹旦需要興辦宴請活動時，第壹時間就會出現壹個現成的模式，使我們能根據宴請的規模、標準、內容進行調整，迅速整合出相應的準備方案。這個方案包括以下幾個方面：● 確定宴請規格：正式或非正式，鄭重其事或家常便飯。● 確定宴請標準：根據對方的重要性，決定用多少錢。● 確定宴請時間：公務性的安排在白天，商務性的安排在晚上。● 確定宴請地點：從氛圍營造考慮，不同的地點也有不同的效果。● 確定宴請形式：是早茶，還是晚宴；是自助餐，還是酒席。● 確定宴請對象：既有主人和主賓，還有陪客。● 確定菜譜：菜譜講究色香味俱全，葷素搭配合理，菜名吉祥，主菜價值高貴。即使，是普通的家常便飯，點什麽菜都得重視客人的口味 與忌諱或宗教習俗，如佛教用素齋，伊斯蘭教忌吃豬肉，印度教忌牛肉，天主教星期五不吃肉類等。正式宴會的菜譜應請上司確認後打字或書寫，放置在宴席桌上以示鄭重其事。● 確定席次：席次是壹種社交規矩，其排列原則是男女主人對坐桌椅兩端，男女賓客間隔而坐，夫婦分開，左為下，右為上，左為男，右為女，插花坐。如果非正式宴會則以面門方向為準，主人坐左側，主賓坐右側，壹種是主賓插花坐，壹種是主賓分列坐。正式宴會應備席次卡，卡中間虛線折疊，裏外兩邊均書寫姓名，既便於其找錄自己座位，又便於他人知道其姓名。方案的制定和落實並非能夠十全十美，當我們在頭腦中迅速整合方案時，我們有可能會忽略了壹些重要的細節，因此，為了提高準確性和有效性，我們還應該在方案確定後，專業性地運用問題樹模型來考量我們的方案。其做法是將所有涉及到的方面和有可能出現的問題以及需要切實落實的事項，全部細分到無法再分的程度，然後按其性質，歸類羅列在問題樹上，每根樹枝代表壹個種類或方面，每片葉子代表壹個具體的問題。問題樹的建立能夠幫助我們準確地界定全部的細節和責任者，從而引起我們足夠的關註，這些細節包括：有多少人參加宴請？男女比例如何？誰決定？場地是否已落實？使用時間是否明確？誰負責？場地布置有否特殊要求？費用由誰支付？什麽時間必須布置完畢？誰檢查確認？是否在所有餐桌上放置席位卡或裝飾口？如果有此必要，誰提供？誰負責？宴請的標準由誰制定？費用由誰承擔？怎樣支付？誰負責結帳？菜譜由誰選擇並確認？是否物有所值？是否合乎對方的飲食習慣和口味？是否有什麽忌諱？誰負責？酒水飲料是否落實？誰負責？是否有人需要特殊飲食和飲料甚至特別關照？誰負責？招待員是否全部安排落實？由誰安排？由誰負責管理？需要播放壹些與氣氛相合的音樂嗎？誰負責？是否需要壹個主桌？怎麽安排？其他座席安排和席位卡是否需要？如需要由誰負責？是否安放簽到桌和簽到本？誰負責？由誰負責門口的接待工作？要求如何？程序如何？上司是否有特別的提示和要求，如發言稿？是否設衣物寄存處？寄存處與洗手間是否有專人負責？來賓的司機如何安排？由誰負責？車輛停入何入？司機接待標準多少？宴請過程中如發生意外由誰負責解決？譬如客人酒醉嘔吐，譬如菜肴或飲料打翻在地等等，由誰予以處理？誰負責餐桌擺設及準備壹切必要物品？重要客人分別由誰接待與陪同？宴請結束後由誰負責清場？問題樹模型比較形象，凡已落實的細節均可用色彩將結果標註在旁邊，使其壹目了然，清清楚楚。當然，這些細節也可用清單形式寫出來，第壹欄包括每壹個項目或任務，第二欄包括確認或完成任務的情況，第三欄是有關的備註或提示，第四欄標明負責者，第五欄寫上應繼續完成的工作。無論是問題樹還是清單，其作用都是讓我們心中有數，妥善安排。我們必須設想並預見到所有潛在的或可能的問題，在問題發生之前就準備好有效的解決方法，我們的責任就是確保宴請圓滿進行。這種準備方式同樣適用於其他的活動安排。當上述這些細節都得到妥善處理時，我們還應給予有效的確認，也就是說，在宴請前兩天，通過電話或例會，了解壹切是否按計劃執行，檢查落實情況，對臨時發生的變化立即給以調整與完善。如有必要，重大宴會應采用項目管理模型，以倒計時方式，將所有準備內容畫壹張表，逐項明確時限、要求、負責者、完成進度，張貼出來，讓所有有關人員能清醒地意識和給予配合，確保活動的如期正常進行。 宴請形式根據宴請內容進行選擇，禮節性的宴請采用宴會形式比較合適，慶祝性紀念性娛樂性的則以冷餐會或酒會形式更有氣氛，商量要事的則以工作餐形式最為恰當。不同的宴請形式有各自不同的做法。工作餐以談論工作為目的，邊吃邊談，壹日三餐都可以以這種非正式宴請方式舉行。午宴較多用於日常應酬，通常在十二時至下午二時舉行，場地和程序、規格都比較鄭重其事。茶會通常在下午四時以後進行，以茶和咖啡為主，另有果汁點心等，適宜慶祝生日或節日等，是歐美國家比較滸的宴請聚會方式，由於規模不大，總是由女主人主持操辦，用在商務活動中，茶會顯得溫馨高雅，富有家庭氣氛。 冷餐會自助餐則不拘形式，不排座次，賓客可自由活動取食進餐，氣氛融洽，便於更多地溝通與交流，適用於商務慶典。酒會壹般在下午四時至八時舉行，備有各種酒類和小食品，邀請方式應用請柬，請柬上註明幾時至幾時。酒會又稱為雞尾酒會，指各種調制酒品種繁多，比較有情趣。酒會的特點是不設座席，主客可隨意走動，不受拘束，到場和退席均可隨意。野餐在室外舉行，主要采用燒烤食品方式，輕松活潑很有樂趣，適合團隊休閑娛樂及商務性度假。晚宴是所有宴請形式中最為隆重和正規的形式，通常作為重要的商務社交活動，講究排場和程序，時間壹般在下午六時至九時舉行，安排在正式場合並且邀請主客雙方的夫婦***同參加。早茶，是中國人商務應酬的壹種簡單隨和的方式，在中國南方地區，很多生意上的事往往就是在酒樓肆中談妥的，因為隨意，交談時沒有什麽壓力，溝通也容易得多。宵夜在中國稱之為吃夜宵，形式比早茶更隨便，主要用於聯絡感情，但在歐美國家，宵夜是非常正式的活動，主要安排在音樂會後舉行，有豐盛佳肴，與晚宴不相上下，西裝革履，衣香鬢影，非常隆重。 邀請方式 凡是正式宴請，都應該發送請柬或請貼，這既是禮節，也是對補邀請者起提醒與備忘的作用。請柬應註明邀請人姓名、被邀請人姓名、尊貴的稱呼、宴請的方式及時間地點、著裝要求或提示等。請, 柬應提前壹至二周發出，以便被邀請人及早安排時間。需要安排座次的宴請必須在請柬上註明要求被邀請人答復能否出席，正式宴會在請柬上註明席次號。非正式的宴請通常只需口頭打個招呼，在得到對方明確首肯後進行。 宴請程序 非正式宴請當然無需講究什麽程序，只要雙方能彼此呼應就行。正式宴請分為迎賓、就座、致詞、敬酒、用餐、送別。視宴請規格和來賓的重要性，如屬社交宴請，作為主人的上司應在門口迎接客人，作為助手的我們則陪伴在其身後，協助其應酬與引領。如屬商務宴請，上司壹般在宴會廳與客人寒喧，而我們則作為主持人，站在門口迎候和招呼客人，秘書作為上司的代表，在這種重要場合，應恰如其分地行使自己的職責，既不喧賓奪主，又能面面俱到。迎接到客人後，相互握手互致問候，由我們或其他同事將客人引至休息廳或直接引見給我們的上司，休息廳內應有招待員照顧客人，或由其他接待人員陪同聊天，待主賓到達後，由上司陪同與其他客人見面打招呼。上司陪同主賓進入宴會廳後，先在主桌入座，全體人員陸續入座，也可以等主桌以外的客人都已坐定，主桌人員最後入座。宴會開始應有儀式，通常由主辦方代表也就是我們秘書作為主持人當眾宣布宴會開始，並介紹主辦方的主要領導或主人，介紹主賓。主持宴會時應笑容可掬，端莊大方。因為在宴會上，壹旦人們知道我們是上司的秘書，壹定會格外關註，每時每刻，我們的言行舉止都會讓他們產生興趣。我們不僅要對每位客人都彬彬有禮，留心記住對方的姓名，不論相識與否壹律壹視同仁，不讓任何人受到冷落，我們還要對現場全局有效把握，頭腦冷靜地留神關註細節問題，自始至終調節好場上氣氛，讓所有的人都心滿意足。非正式宴請通常由主客雙方代表以敬酒方式簡單說幾句即開始就餐，正式宴會則會由主賓雙方重要人物發表講話。按照國際慣例，單幾句致詞後，大家先彼此敬酒與用餐，酒過三巡之後，再安排正式講話，主人先講，主賓後講，也可安排即席發言。有餐完畢，吃完水果，主人和主賓起身離座，互相致謝，宴會即告結束，按規矩，結束是自然發生，無需當眾宣布。宴請結束，我們的首要任務是陪同上司壹壹送別客人，位置在宴請場所的門口。至於內部清場及其他收尾工作，我們應事先安排他人負責落實。送別客人要避免出現十分明顯的厚此薄彼現象，但對重要客人，仍需特別關照，有始有終。 宴請要求 涉外宴請要求較嚴格，必須按國際慣例去做，譬如選擇宴請時間時要註意不選在重大的節假日或對方有重要活動或禁忌的時間，臺對信仰基督教的人士不要選在13號，更不要選擇在星期五的13號，因為這個日子是基督被猶大出賣的日子。確定時間最好事先能征詢客人的意見，千萬不要按傳統習慣，認為自己確定了宴請的時間後再通知客人才顯得真誠禮貌，對習慣國際慣例的人士來說，這是失禮的。要註意到菜譜和所上菜的配料是否適宜。比如在宴請西方人士時不要食用各種寵物和珍稀動物，菜譜上當然也不要用這種動物命名的菜。對於大多數希望了解中國飲食文化的外賓來說，品嘗各地的土產品和獨特風味比什麽高檔菜肴都更有吸引力。除了菜，還有飲料的問題，壹般說，要盡量用酒精含量較低的酒，而像茅臺這樣的烈酒只有在比較特殊的場合才使用。對伊斯蘭教徒來說，甚至不能用含有任何酒精的飲料。當宴會的壹切都準備好後，應該印制或打印幾份或為每壹位客人準備壹份無異味的、版面整潔美觀的菜單（能有中外文對照最好）以方便客人。正式宴請，國際慣例有以下幾個程序：迎接、小憩、開宴、致詞、宴會、休息，最後是告辭。禮貌的主人應在迎接客人到來的宴會廳門口等待客人的到來，並為客人準備好存放衣帽架子和地方，客人來後，要有服務人員為客人脫掉外套和帽子，把它們放到衣架上，主人則與來賓壹壹行禮（比如握手等）。要由陪同人員唱名，主人最好在見到客人時重復這些名字以示尊重和禮貌。值得強調的是，在正式宴會中的各個場合裏的服務員壹般是由男士來擔當的，禮儀小組要慎用。客人剛到需要稍事休息，這段時間也可等待其他還沒有到來的客人。小憩可以在休息廳，也可在客廳，總之不要讓客人看著服務人員準備飯菜。這時可以準備點茶水和擦洗手的幹濕紙巾，或者告訴客人衛生間的位置。主人應該在休息廳裏陪客人敘談壹會兒。等預定時間壹到而主要客人也已到齊時就可以開宴了。開宴時最需要註意客人的落座。如果事先已經安放了座位卡，也需要引座，順序是男主人引領女主賓第壹個入座，女主人引領男主賓最後壹個入席，服務人員為其他客人引座如果沒有安放座位卡則需要有秩序地引領客人們入席，先主後次，壹批壹批地領到座位上。如果主賓雙方需要在席上講話表達某種意願，入席以後就可以開始發表講話了。講話最好簡短壹此，並註意氣氛的輕松幽默和禮貌客氣，富於熱情則更好。在主賓雙方講話時，無論我閃是否喜歡聽，都必須耐心安靜地等他們講完，等主人宣布開始之後（壹般是以祝酒的方式宣布開宴）再用餐。有時講話也會安排在其他時間，如熱菜之後，甜食之前，大家這時應停止進餐，放下餐具，停止與鄰座的談話而註意聽主賓雙方的講話。壹旦主賓雙方相互祝酒時，所有客人應舉杯向主人示意。然後再在餐桌上相互交叉碰杯。
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僅供參考