隨著經濟的快速發展，禮儀在商務活動中顯得尤為重要。而接待禮儀也將成為決定商務活動成敗的重要因素之壹。下面詳細介紹壹下職場接待外賓的禮儀和註意事項。歡迎閱讀！
職場接待禮儀及註意事項
壹、會前準備工作:
壹、掌握使用會議室的單位、人數、時間和要求，按要求布置會議室，擺放所需用具。提前聯系保安部預訂停車位。如果會議期間需要保安，保安人員需要制服和整潔的保安服裝。提前30分鐘打開會議室空調，檢查電源是否有電，電腦、投影儀、電視工作是否正常，衛生紙、衛生紙、洗手液是否準備好，兩個陽臺的門是否打開，陽臺是否幹凈，檢查燈光效果，準備好會議需要的紙筆。
(1)準備茶杯:洗手，從消毒櫃中取出消毒後的茶杯，檢查有無破損，表面是否幹凈光亮。
(2)位置:應放在參與者的右上角，杯柄與人成45度角。杯子與桌子的距離要適合A4紙，書寫紙要放在人的中間，筆要放在紙的上方45度角。
會議室使用時，要有專人接待客人，在客人來之前收拾好儀器，站在樓梯口迎接。客人來了，互相看著對方，微笑，和客人打招呼，用手簽到，帶領客人進入會議室。冬天的時候，服務人員會及時伸手把進入會場的客人脫下的衣服帽子撿起來掛好。
第二，環境規範
大廳地面、墻壁、窗戶應無灰塵、汙漬、裂縫、雜物，並按時擦拭幹凈整潔。大廳無噪音，功能區劃分合理，客人開會互不幹擾。會場隔音效果好，能有效保護會議內容不外泄。大廳的燈光設計和燈光效果滿足會議需要，並能起到裝飾和調解氣氛的作用。大廳新風供應充足，通風順暢，空氣清新，空氣質量達到國家標準。大廳內溫濕度適宜，室內無靜電、臟漂浮物、異味。室內環境布局和辦公用品配置能滿足安全、方便、舒適、實用的需求。用適當的綠色植物、花卉、裝飾品等裝飾。，能使客人在視覺上充分放松。
三、標誌的使用規範
揭示會議主要議題的標識和文字標牌壹般通過電腦映射在電視或投影屏幕上，或以醒目橫幅的形式懸掛在會場背景墻上。標識的使用規範包括:字跡要規範、醒目、簡潔，橫幅上的文字不超過13字，標識內容要突出會議主題，橫幅要紅色，橫幅懸掛位置要合理、正確。
四、表格布局規範
禮賓順序壹般是按照行政職責、字母順序、到達順序。壹般雙邊會見的房間主要領導都在中間，2號領導在1號領導的左手位置，3號領導在1號領導的右手位置。主人和客人相對而坐。主人應坐在面向門的壹側，主賓和主人的座位應放在中間，座位兩側的空間應比其他座位稍寬。主持人也應坐在面對門的壹側，記錄人壹般應坐在會議桌的後面。(如果會議人數少，也可以安排坐在會議桌旁)
五、會議用水知識
(壹)會議開幕前選擇好加水方式。
壹般會議加水的時間應該在會議開始前5分鐘左右。倒水時，註意不要太滿。杯子以七八分滿為宜。杯柄應與客人右側成45度，倒茶後請做手勢。茶杯不要放得太高，也不要跨在客人的肩膀和頭上。繼續喝水時不要把壺提得太高，以免開水溢出。如果不小心把水灑在桌子或茶幾上，要及時用小毛巾擦掉。不要把蓋子扣在桌子上。倒好水後，壹杯壹杯地檢查。檢查的時候可以用它去摸杯子的外端。如果是熱的，說明水已經倒了。如果是冷的，說明漏水了，要及時補水。壹般活動持續15-20分鐘後，要隨時觀察場地的用水量，天熱了隨時加水。茶杯不當，直接往桌上或茶幾上的杯子裏倒水再倒水，不符合操作規範。在給高腳杯倒水或倒水時，如果左手拿著杯子和杯蓋不方便或不確定，可以在桌子或茶幾上把杯蓋翻過來，拿起高腳杯倒水即可。服務員倒滿水後要蓋上杯子。註意，千萬不要把蓋子按鈕放在桌面或者茶幾上，這樣既不衛生也不禮貌。如發現客人將杯子放在桌面或茶幾上，服務人員應立即倒好，拖在托盤上，蓋上杯子。
(2)順序:開會倒水時，應從右開始(領導先，順時針)。倒水時，壺嘴不要對著客人，要從客人右邊倒。講臺必須從客人身後加水。
動詞 （verb的縮寫）會議流程服務
(a)註意觀察和控制會議室的入口，維持秩序，確保會議室周圍的安靜和安全環境。
(2)觀察會議，隨時註意會議室的溫度和音響效果。
不及物動詞會議結束:
結束時要及時打開會議室的門，讓參會人員順利離開會議室，並幫忙按電梯。檢查人員離開現場時是否有遺留物品，如發現應及時通知相關人員。最後，關好電源開關、門窗，清場後鎖好門。
服務人員儀器的基本要求
儀表，包括人的外貌、衣著和個人衛生，是壹個人精神面貌的外在表現。
對服務人員頭發的基本要求是:時刻保持頭發健康、美觀、清爽、衛生、整潔。修飾後的頭發壹定要莊重、簡單、優雅、大方。頭發要卷起來，戴統壹的頭飾避免長發，服務工作中最好避免在頭發上佩戴復雜誇張的飾品。
男接待員的發型要整齊，長短適中，長度要求是前面不如眉毛，後面不如領子，側面不遮；避免怪異和過於新潮的發型；不宜使用任何發飾；記得保持頭發清潔、無頭皮屑、顏色自然。
對服務人員面部的基本要求是:保持面部清潔，尤其是保持眼睛清潔；不戴鼻子；註意口腔衛生，保證牙齒沒有殘留；面部表情要自然，避免皺眉。女性服務人員壹定要化淡妝，避免濃妝。
男接待員要剃掉不長的頭發，同時要避免有異物或異味。
著裝:標準整潔。
服務人員在工作期間應穿著統壹的季節性制服，並保持制服整潔。具體要求如下:
鞋襪幹凈，無破損、劃痕，鞋帶不拖，鞋子款式簡潔大方，黑色合適，鞋跟高度適中；襪子顏色自然，女服務員穿裙子要穿黑色絲襪，襪子口不能從裙子下面露出來。
制服應整潔、合身且無破損，紐扣應系得整齊，衣領和袖口應幹凈，肩部無汙垢和頭皮屑。穿制服時，應避免暴露內衣或內褲，並經常檢查領帶或圍巾是否在正確的位置。服務人員應避免佩戴艷麗搶眼的首飾，工作時間最好不要佩戴任何首飾或珠寶。
個人衛生:服務人員的指甲要經常修剪，保持清潔，不留長指甲，不塗有色指甲油。
勤洗澡，勤換內衣內褲襪子，保持身體無異味。
經常漱口，保持口氣清新，上班前避免吃蔥、蒜等有異味的食物。
綜上所述，對服務人員儀表的基本要求是整潔、簡潔、優雅。
服務人員不僅要註重外在形象的塑造，更要註重培養自身內在的氣質和修養，在服務過程中通過形象、微笑、眼神、言行、舉止等展現給顧客。優雅的樂器需要長期的積累和沈澱，服務人員需要刻苦練習。
工作場所對外接待禮儀
著裝規範
不要忽視辦公室著裝。如果妳看起來整潔，妳會感覺很好，很自信。註意，不穿都是原諒的，太招搖了。新人要根據工作性質和崗位選擇合適的服裝。不要經歷追逐時尚；太休閑的衣服，相對保守正式的衣服會給人留下好印象。另外，如果妳整天做壹些標新立異的事情，試圖從外表上引起老板或同事的註意，老板或同事會認為妳工作不專註，工作肯定不會太認真。
訪客接待
前臺壹般坐在崗位上。但當妳遇到來訪者時，妳應該立即起身，向來訪者點頭微笑:妳好，妳找誰？妳有預約嗎？知道要找誰，確認是預約後，請來訪者稍等片刻，馬上聯系。如果妳要找的人比較忙，可以請他稍等，用規範的舉止引導來訪者坐下倒水。如果等了很久，來訪者要找的人還在忙，照顧好來訪者，向他解釋。不要把它留在那裏。
如果來訪者沒有拿起他要找的東西，就讓他自己走吧。接待員應該使用標準化的手勢來指導如何到達那裏，或者帶遊客去那裏。如果來訪者要找的人的辦公室門是開著的，妳要先敲門，征得允許後請來訪者進入，給來訪者倒好茶後，前臺再回到自己的崗位。當然，如果只有壹個接待員，直接給來訪者指路就行了。
如果來訪者知道找誰，但沒有預約，辦公室前臺要打電話詢問，並告訴相關同事或領導助理/秘書，公司來訪不方便接待。出於對來訪者的禮貌和方便，即使妳要找的同事或領導親自接電話，妳也可以當作是別人的回答再問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭不答應接待，也不是被他要找的人直接拒絕，為下壹步留有余地。
電話禮儀
辦公室前臺接電話的聲音應不急不緩，始終保持輕松愉快的語氣。妳不應該在電話裏和打電話的人發脾氣，發脾氣，甚至罵人。接電話時，妳應該總是說“對不起，打擾壹下，請等壹會兒”等謙遜的話。
在第二次和第三次響鈴時拿起電話。接電話時，應先說hello(辦公室名稱，如果辦公室名稱較長，應縮寫)，避免以hello開頭。如果妳因為某種原因遲到了，妳應該向打電話的人道歉，讓妳久等了。如果妳知道分機號碼或轉到某個特定的人的名字，妳可以禮貌地說，請稍等，馬上轉接。
如果要轉接領導的電話，對方知道領導的名字，不知道分機號，要禮貌地詢問對方是誰，屬於哪個單位。如果是廣告、變相廣告之類的電話，要用禮貌的借口屏蔽電話，或者轉相關部門處理。
鑒於前臺每天要接很多電話，為了防止喉嚨發生意外，要隨時準備水來滋潤喉嚨，隨時保持良好的音響效果。
職場辦公室對外接待禮儀
(1)歡迎禮儀。歡迎禮儀是辦公室日常接待的壹項重要工作。除了熱情和真誠，禮儀常識對於正確的迎賓工作至關重要。問候和發送是日常接待工作的主要方面。
1.辦公室每日迎賓。秘書在辦公室接待來訪的客人，既可以提前也可以不預約。不管有沒有預約，秘書都要熱情有禮。
當客人相熟，約好了來，秘書可以親切地和他們握手，禮貌地引導他們到事先安排好的見面地點。對於初次來訪的客人，不管有沒有預約，秘書都要真誠地介紹自己，然後確認或恭敬地、禮貌地詢問客人的身份，與他們握手，必要時禮貌地與他們交換名片。對於有約的、重要的、或遠道而來的客人，為了表示莊重、尊重、熱情、友好，主人(多為秘書)應到達事先約定的地點或單位門口或辦公樓下等候客人。當客人的車輛靠近時，他們應該微笑著揮手致意，以示我們已經在此等候多時，歡迎您的到來。
2.歡迎辦公室外的客人。秘書有時要陪同或代表領導到機場、碼頭、車站等交通運輸場所迎接客人，或在接待活動中會見客人，比辦公室日常接待更復雜，需要更多的禮儀。歡迎客人時，主人應提前到達會場。客人到了以後，主人要熱情地打招呼，然後自我介紹，互相介紹或者交換名片。如果是第壹次見客人，秘書可以提前準備壹個站牌，寫上歡迎XX公司XX先生壹行等醒目的字樣。
對於重要客人，可以在交通場所或特定場所舉行壹定的歡迎儀式。必要時，要安排迎賓線，即迎賓時，為了顯得莊重，便於主客互致問候，主人人員排隊迎接客人。迎賓線可以布置在門內，也可以布置在門外，但必須面向客人。迎賓線的迎賓人員要按位置排列，排列方式可以是字狀，也可以是鵝狀
歡迎重要客人時，有時會布置鮮花。送花時，壹般選擇代表友誼、歡樂、迎賓花的花為宜，如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓，送花的時候，壹定要尊重客人所在國家的禁忌習俗。壹般來說，以紅花或紫花為佳，禁止黃花和菊花、杜鵑花、康乃馨。客人所在國家的國花普遍受歡迎。從數量上來說，西方人送花壹般是奇數，但不能送13的花。
(2)送客禮貌。俗話說:三步相遇，七步相送。這是迎接客人最基本的禮儀。送客時，秘書應根據實際情況，將客人送到辦公室(或接待室)門口，或送到電梯口，或送到單位門口，與客人握手，必要時為客人打開車門。送行的時候壹定要註意，無論送到哪裏，都要微笑揮手，目送客人離去。握手道別時，主人不應先伸手，以免給人驅逐客人的誤解。
重要的訪問要舉行壹定的告別儀式，可以在交通場所或特定場所舉行。必要時要安排告別線，即為了表示莊重，便於主客互道再見，由主持人員排隊送別來賓。歡送線的人數和安排與迎賓線類似。同時，有時候也可以插花。送行時，可用牡丹花、胭脂花等。，而且還可以加上柳樹和杉樹的枝條，表達祝福和告別。就像見面送花壹樣，也要註意相關的禁忌。
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